Le Conseil de bande et/ou Conseil Tribal peut nommer une personne ou un organisme pour ADMINISTRER les ALLOCATIONS versées à un adulte seul ou aux membres adultes d'une famille qui ne sont pas en mesure de le faire eux-mêmes, compte tenu des circonstances (ex. incapacité physique ou mentale) ou de leur comportement antérieur dans l'administration de leurs biens (ex. cas de dilapidation ou de prodigalité). Le client ou son représentant doit cependant y CONSENTIR. Le représentant du client peut être un parent, un membre de la famille, un ami ou un proche. Lorsqu’un client n’est pas en mesure de donner son consentement, une déclaration d’un professionnel de la santé ou des services sociaux doit attester de l’incapacité du client.
Toutefois, l'utilisation de cette procédure n'est pas nécessaire lorsqu'un client fait la preuve qu'il bénéficie déjà d'un régime de prestation (curateur, tuteur ou conseiller), ou lorsqu'un mandataire s'occupe déjà de l'administration de ses biens, tel que prévu au Code civil du Québec. Dans ce cas, les articles du Règlement relatifs à l’administration par un tiers ne s’appliquent pas puisque ces administrateurs ne sont pas désignés par le Conseil de bande et/ou Conseil Tribal. Le rôle de surveillance est assumé par le Curateur public.
La personne ou l'organisme désigné comme administrateur doit utiliser le montant des allocations de façon raisonnable au SEUL PROFIT de l'adulte ou de la famille. Il ne doit pas en tirer d'avantages pour lui-même, directs ou indirects.
Si les allocations s'ACCUMULENT, elles doivent être PLACÉES de façon raisonnable et les intérêts s'ajoutent au capital.
Les EMPLOYÉS d'un ÉTABLISSEMENT qui héberge un adulte ou les personnes qui y exercent leur profession ne peuvent agir comme personne désignée à moins qu'il ne s'agisse d'une personne tenue envers lui à des aliments au sens du Code civil, soit les père, mère, fils, fille ou conjoint d'une personne hébergée. Le Conseil de bande et/ou Conseil Tribal peut toutefois désigner l'établissement lui-même.
L'administration par un tiers représentant une mesure d'exception, seul le directeur général de l'établissement ou ses représentants nommément désignés peuvent RECOMMANDER UNE PERSONNE pour administrer l’allocation payable à un client.
Des montants raisonnables peuvent être versés par l'administrateur pour des services rendus par l'établissement ou la résidence d'accueil dans la mesure où ces services ont des coûts comparables à ceux que reçoivent les personnes dans une même situation.
Une COMPTABILITÉ des fonds constitués par les ALLOCATIONS doit être tenue de façon distincte pour chaque client, de manière à permettre de les identifier facilement. Cette comptabilité identifie les entrées, les sorties de fonds et les intérêts.
Il suffit normalement à l'administrateur de tenir un simple registre ou livret d'encaissements et sorties de fonds, avec référence à des pièces justificatives appropriées. S'il existe des placements, il faut pouvoir attester de leur existence, soit par la valeur qui les constate, soit par confirmation d'une institution les conservant en garde.
Lorsque les fiduciaires sont des parents (père ou mère) les exigences sont minimales, à savoir la conservation de factures pour des fins de vérifications éventuelles et la tenue du registre de comptabilité.
La personne ou l'organisme désigné soumet annuellement au Conseil de bande et/ou Conseil Tribal un rapport sur l'utilisation des allocations qu'il administre.
Les règles d'utilisation des montants d’allocation relèvent du sens commun et exigent de la personne ou de l'organisme désigné un comportement raisonnablement soucieux de l'intérêt de son commettant. Il ne doit donc pas se servir à ses propres fins, ni du capital, ni des intérêts. Il doit agir gratuitement. L'exigence de placer suppose évidemment une certaine accumulation, encore qu'un simple dépôt d'épargne dans une institution financière est souvent la solution la plus pratique. Lorsque des sommes sont ainsi placées par un administrateur, les intérêts réels perçus sur ces sommes sont versés au compte des clients.
L'administration par un tiers, en vertu d'une décision du Conseil de bande et/ou Conseil Tribal est l'unique manière qui permette à un établissement ou à la personne en charge par une résidence d'accueil ou d’une ressource intermédiaire de se substituer à un client pour l'administration de son aide. Aussi, aucun établissement ou personne responsable d'une résidence d'accueil ou d’une ressource intermédiaire ne peut recevoir, détenir, administrer ou autrement conserver les allocations pour dépenses personnelles des bénéficiaires qui doivent, dans tous les cas, être encaissées et dépensées par ces derniers. Les établissements, les responsables des résidences d'accueil ou des ressources intermédiaires conservent toutefois, dans les cas où il n'y a pas d'administration par un tiers désigné, l'obligation de veiller à ce que l'utilisation de ces sommes par les clients se réalise dans leur intérêt.
L'administrateur doit veiller à ce que les fonds utilisés servent aux fins pour lesquelles ils sont versés et qu'ils ne soient pas utilisés pour des services que l'établissement, la résidence d'accueil ou la ressource intermédiaire est tenue de fournir.
Ainsi, un établissement, une résidence d'accueil ou une ressource intermédiaire ne peut percevoir des clients qu'il héberge, le coût des biens et des services suivants :
- les articles et services nécessaires à l'hygiène et à la propreté personnelle des clients. Ces articles et services comprennent, entre autres, l'entretien de la literie, les articles en papier, les savons et dentifrices et tout article de cette nature requis par l'état particulier d'un client;
- le lavage et l'entretien normal de la lingerie personnelle et des vêtements des clients;
- tout équipement utilisé par les clients à des fins thérapeutiques.