Lorsque l'agent reçoit un renseignement d'un tiers qui a pour résultat de réduire ou d'annuler la prestation, il en avise la personne prestataire par l'envoi d'un préavis.
Le renseignement reçu doit être complet et permettre l'annulation ou la diminution de l'aide. Il peut provenir :
- D'un échange de renseignements entre l'agent et un organisme ayant conclu une entente avec lui;
- D'un document ou d'une information provenant d'un tiers, par exemple :
- un retour postal;
- une confirmation de déménagement par un propriétaire;
Objectif du préavis
L'envoi du préavis de cessation ou de réduction de la prestation sert à éviter qu'une personne prestataire ne voie son aide financière réduite ou annulée sans avertissement, puisque le renseignement provient d'un tiers.
En l'informant par écrit de la réception du renseignement, la personne a la possibilité de réagir.
Le préavis doit être transmis à la personne prestataire avant de prendre la décision de réduire ou d'annuler sa prestation.
Le défaut d'envoyer le préavis peut conduire à l'invalidité de la décision rendue. Malgré cela, dans certaines circonstances l'envoi du préavis n'est pas nécessaire ou opportun. Le préavis n'est pas requis dans les situations suivantes :
- La personne déclare elle-même sa situation;
- Après la réalisation d'un droit, puisque la personne avait déclaré attendre un montant d'argent;
- Lors du décès d'une personne.
Échéance du préavis envoyé
La personne prestataire dispose alors de 10 jours civils à partir de l'émission du préavis pour présenter ses observations et produire les documents nécessaires à la mise à jour de son dossier, s'il y a lieu.
Note
Les jours civils font référence à tous les jours composant une semaine, contrairement aux jours ouvrables s'étalant du lundi au vendredi.
LE PRESTATAIRE PREND POSSESSION du préavis et contacte l'agent en cours de délai
Lorsque la personne prestataire prend possession du préavis de réduction ou de cessation de l'aide et réagit avant l'expiration de son délai, elle peut :
- Confirmer l'exactitude du renseignement reçu;
- Démontrer que le renseignement reçu est inexact;
- Être incapable de démontrer que le renseignement reçu est inexacte.
Confirme l'exactitude des renseignements
L'agent envoie un préavis de cessation ou de réduction de l'aide à la personne prestataire lorsqu'il reçoit un renseignement d'un tiers.
Lorsque la personne prestataire prend possession de son préavis et confirme l'exactitude des renseignements reçus du tiers, l'agent recueille ses documents ou sa déclaration détaillée.
Il réévalue ensuite l'admissibilité à l'aide de la personne et fait connaître sa décision, même si l'expiration du délai du préavis n'est pas atteinte.
S'il y a lieu, une réclamation peut être établie à la réception des renseignements ou des documents fournis par la personne prestataire.
Démontre que les renseignements sont inexacts
Lorsque la personne prestataire prend possession du préavis avant l'expiration du délai de 10 jours et démontre que le renseignement ayant entraîné le préavis est inexact, l'agent maintient l'aide versée.
Ne peut pas démontrer que les renseignements sont inexacts
Lorsque la personne prestataire prend possession du préavis et ne peut démontrer de façon prépondérante que les renseignements reçus sont inexacts, l'agent envoie un avis de décision l'informant de la cessation ou de la réduction de sa prestation.
LE PRESTATAIRE NE PREND PAS POSSESSION DU PRÉAVIS
Lorsque l'agent est avisé par retour de courrier que la personne prestataire n'a pas pris possession de son préavis, l'agent le convoque à son bureau. Lors de cette rencontre, le préavis lui est remis en main propre et ses observations, s'il y a lieu, sont consignées à son dossier.
Si la personne se présente à la rencontre, l'agent réévalue son admissibilité à la lumière des renseignements supplémentaires fournis par elle. Le dossier est alors traité au même titre que si la personne avait pris possession du préavis et contacté l'agent en cours de délai.
Dans le cas contraire, l'une des situations suivantes est appliquée :
- L'aide est réduite lorsque le montant de la ressource est connu;
- L'aide est annulée pour refus de fournir les renseignements ou les documents requis.
Une réclamation est alors possible selon le résultat du traitement.
Déménagement
Lorsque les renseignements reçus d'un tiers concernent un déménagement, le dossier est annulé à l'expiration du délai.
Incarcération
Lorsque les renseignements reçus d'un tiers concernent une incarcération et qu'il s'agit d'un adulte seul, le dossier est annulé à l'expiration du délai.
LE PRESTATAIRE CONTACTE L'AGENT LE MOIS SUIVANT LA CESSATION OU LA RÉDUCTION
Quand la personne prestataire prend possession du préavis de cessation ou de réduction de l'aide, et réagit le mois suivant celui de la cessation ou de la réduction, elle doit démontrer qu'elle était dans l'impossibilité d'agir plus tôt, pour que son dossier soit réévalué. Si l'aide a été annulée, elle doit déposer une nouvelle demande d'aide financière.
Impossibilité d'agir démontrée
Lorsque la personne prestataire démontre qu'elle était dans l'impossibilité d'agir plus tôt, son dossier est réévalué :
- Si elle prouve que les renseignements de l'agent sont inexacts, l'aide est rétablie en fonction des nouvelles données reçues;
- Si elle confirme que les renseignements sont exacts, la décision est maintenue;
- Si elle ne peut prouver de façon prépondérante que les renseignements de l'agent sont inexacts, la décision d'annulation ou de réduction est maintenue.
Impossibilité d'agir non démontrée
Lorsque la personne prestataire ne peut démontrer son impossibilité d'agir, le traitement varie selon que l'aide a été annulée ou réduite.
Aide annulée
Si l'aide a été annulée, la personne doit déposer une nouvelle demande, et les règles s'y rattachant sont appliquées.
Aide réduite
Si l'aide a été réduite, la personne a la possibilité de présenter ses observations a l'agent :
- Si elle prouve que les renseignements de l'agent sont inexacts, l'aide est rétablie pour le mois suivant, sans possibilité de rétroaction sur les mois antérieurs;
- Si elle ne peut prouver de façon prépondérante que les renseignements de l'agent sont inexacts, la décision de réduction de l'aide est maintenue.